Komplexe Projekte erfordern die Zusammenarbeit interdisziplinärer Teams, deren Mitglieder mit ihrer jeweiligen Perspektive zum Ergebnis beitragen. Meetings sind dabei jedoch häufig nicht so effektiv, wie es zu wünschen wäre. Während alle zum Thema beitragen und Vorschläge machen, münden anfangs fruchtbare Diskussionen allzu oft in reinem Chaos und nach einem mehrstündigen Meeting haben alle Beteiligten das Gefühl, nichts erreicht und ihre Zeit verschwendet zu haben. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sollten Sie sich unsere fünf Tipps für gelungene Brainstorming-Meetings ansehen:
Tip #1: Moderator
Um sicherzustellen, dass die Teilnehmer bei der Sache bleiben und dass während des Meetings alle Themen angemessen (und vor allem im gesteckten Zeitrahmen) behandelt werden, benötigen Sie unbedingt jemanden, der das Meeting leitet. Ein Moderator ist entscheidend dafür, dass ein Meeting produktiv bleibt. Am besten geeignet hierfür sind gut organisierte und durchsetzungsfähige Personen, die ein Meeting auch durch hitzige Diskussionen führen können.
Tip #2: Machen Sie sich Ihre Ziele bewusst
Das ist unbedingt notwendig. Wenn Sie für die Durchführung des Meetings und dessen Ergebnisse verantwortlich sind, müssen Sie dafür sorgen, dass alle Teilnehmer genau wissen, was auf der Tagesordnung steht und was mit der Brainstorming-Session erreicht werden soll. Es ist durchaus sinnvoll, diese Ziele auf einem Whiteboard oder mithilfe eines Projektors für alle sichtbar darzustellen. Eine To-do-Liste vor Augen kann Abschweifungen und Ablenkungen verhindern, die nichts mit dem Grund für die Session zu tun haben.
Tip #3: Ideen teilen, darstellen, erläutern
Nutzen Sie Hilfsmittel, von Stift und Papier über Whiteboards bis hin zu Präsentation- und Kommunikationslösungen speziell für Meetings. Beispielsweise können Sie den Projektor im Konferenzraum gemeinsam mit Viviteks NovoConnect-Lösung einsetzen. NovoConnect ist ein drahtloses Präsentations- und Kommunikationssystem. Neben einer einfachen drahtlosen Verbindung mit dem Projektor bietet die NovoConnect-Lösung noch einen weiteren großen Vorteil: Referenten und Teilnehmer können digitale Inhalte drahtlos über PCs, Tablets und andere Mobilgeräte teilen. Damit bietet NovoConnect eine intelligente Meetingumgebung. Kommunikation einfach zu gestalten ist eine der Voraussetzungen dafür, dass sich Ideen und Anregungen teilen lassen, die Brainstorming-Sessions voranbringen und für optimale Ergebnisse sorgen.
Tip #4: Machen Sie sich Notizen, ohne voreilige Schlüsse zu ziehen
Dies ist unbedingt erforderlich, wenn Sie den Kern der Ideen festhalten möchten. Des Weiteren können Sie im Anschluss an das Meeting ein Memo mit den wichtigsten Punkten an die Teilnehmer senden. Fragen Sie diese jedoch nach deren Feedback, womöglich hat jemand eine wichtige Ergänzung zu Ihren Notizen.
Tip #5: Seien Sie offen
Offenheit ist auf der Suche nach Ideen unverzichtbar. Wenn Sie eine kreative Lösung benötigen, können Sie mit einigen wichtigen Fakten oder Stichwörtern einen Ideenaustausch in Gang bringen. Genau darum geht es beim Brainstorming.
