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So führen Sie ein erfolgreiches Meeting durch

Haben Sie schon mal an einem langweiligen Business Meeting teilgenommen? Also einer geschäftlichen Besprechung, die ineffektiv, kontraproduktiv und schlecht organisiert war und deren Ende Sie förmlich herbeisehnten? Leider sind solche Meetings in vielen Unternehmen mehr die Regel als die Ausnahme. Das muss aber nicht so sein. Hier finden Sie ein paar Tipps und Tricks, mit denen Sie Ihre Meetings verbessern und mit denen Ihr Team die Kommunikation, Zusammenarbeit und Zielsetzung optimieren kann.

 

Ist das Meeting wirklich notwendig?

 

Überlegen Sie, ob das Meeting wirklich stattfinden muss. Wessen Teilnahme ist zwingend erforderlich? Bringt uns das Meeting die gewünschten Erkenntnisse und Ideen? Vielleicht würden ein paar Anrufe oder E-Mails genügen? Eventuell wäre auch ein schnelles Standup-Meeting ausreichend? Diese Art von Besprechung ist häufig auch sehr effektiv.

Gehen Sie andernfalls folgendermaßen vor:

Bei einem gut organisierten Meeting müssen Sie den Teilnehmern eigentlich nicht mehr erzählen, worum es geht. Darüber sollten alle bereits im Bilde sein. Es ist wichtig, dass Sie die Teilnehmer vorab über die Agenda informieren. Ihnen also eine Liste der Themen, Berichte, Statistiken oder zu lösenden Probleme, die Sie mit ihnen besprechen möchten, zukommen lassen. So haben die eingeladenen Mitarbeiter die Möglichkeit, sich vorzubereiten und sich konstruktiv in das Meeting einzubringen. Mit der entsprechenden Vorbereitung sparen alle wertvolle Zeit.

Außerdem geben Sie so als Leiter die Richtung vor. Natürlich ist es damit alleine nicht getan. Auch Ideen müssen Sie einbringen. Versuchen Sie nicht zu improvisieren. Je mehr Sie anbieten, desto mehr bekommen Sie auch zurück. So sind bessere Ergebnisse zu erwarten.

 

Außerdem ist es unerlässlich, dass Sie Ihre Präsentation pünktlich beginnen und beenden.

 

Pünktlichkeit motiviert und fördert die Aufmerksamkeit. Immer. Kommen Sie nicht zu spät und warten Sie auch nicht auf Nachzügler – das wäre unprofessionell. Auch hier gilt: Zeit ist Geld. Es gibt zu viel zu tun. Verlängern Sie Ihr Meeting nicht mehr als unbedingt nötig. Halten Sie sich an Ihren Plan, damit alle merken, dass Sie sich vorher Gedanken gemacht haben.

 

Konzentrieren Sie sich

 

Achten Sie darauf, immer konzentriert zu bleiben. Schalten Sie, soweit möglich, alle Ablenkungen (Geräusche von außerhalb, Smartphones, Laptops usw.) aus und bitten Sie die anderen Teilnehmer, dasselbe zu tun. Behalten Sie den Überblick über Ihre Agenda. Nutzen Sie die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv. Idealerweise sollten die Teilnehmer Ihre Meetings als sinnvolle und gewinnbringende Termine betrachten, die man nicht versäumen möchte, ja sogar gerne besucht.

 

Regen Sie die Kreativität an

 

Wenn das Ziel Ihres Meetings die Entwicklung einer neuen Strategie oder die Lösung eines Problems ist, lassen Sie die Teilnehmer ihre Ideen einbringen. Stellen Sie Ihre Autorität und Position in den Hintergrund. Agieren Sie in Diskussionen als Partner. Stellen Sie Fragen. Tragen Sie zusammen und lassen Sie alle zu Wort kommen. Achten Sie auf einen symmetrischen Dialog. Notieren Sie Ideen auf einem Whiteboard, damit jeder sie sehen kann, oder nutzen Sie digitale Lösungen und teilen Sie Konzepte auf einem zentralen Bildschirm. Arbeiten Sie als Team.

 

Weisen Sie Aufgaben zu

 

Planen Sie etwas Zeit ein, um weitere Schritte und zukünftige Maßnahmen festzulegen. Es ist wichtig, dass jeder weiß, was er wann und wie tun muss. Weisen Sie jedem eine Aufgabe zu. Definieren Sie Ziele. Schaffen Sie eine positive und motivierende Atmosphäre, damit der Funke auf andere überspringt. Alle müssen sich als Teil eines größeren Ganzen verstehen. Dieses gemeinsame Gefühl ist der Schlüssel zum Erfolg – in jedem Unternehmen.

 

Zeigen Sie Ihre Wertschätzung

 

Vergessen Sie nie, sich bei den Teilnehmern zu bedanken, sie bei ihren Fragen oder Sorgen zu unterstützen und für ihr Engagement zu loben. Kritisieren Sie nicht. Versuchen Sie, die eine gute Stimmung zu fördern und allen das Gefühl zu geben, dass es auf sie ankommt. Sonst werden Sie Ihr Ziel kaum erreichen. Bestimmt meistern Sie diese Herausforderung.