Wenn Sie schon einmal ein Meeting organisiert haben, dann wissen Sie, wie wichtig effiziente Planung ist.
Was aus Perspektive eines Teilnehmers wie ein Kinderspiel aussieht, erfordert Können und Voraussicht des Organisators. Ohne hinreichende Erfahrung bedeutet dies oft ziemlichen Stress. Wir möchten es Ihnen mit unseren Tipps zur Organisation von Meetings ein wenig einfacher machen.
VOR DEM MEETING:
Informieren Sie sich über die Teilnehmer
Informieren Sie sich, wer sie sind, was sie tun, welche Funktion sie in ihren Unternehmen ausfüllen und weshalb sie am Meeting teilnehmen.
Agenda
Wenn jemand anderes die Agenda für das Meeting zusammenstellt, sollten Sie die Dauer, die Anzahl der Teilnehmer und Sonderwünsche hinsichtlich Ausstattung, Erfrischungen usw. rechtzeitig in Erfahrung bringen.
Teilnahmebestätigung
Bitten Sie die eingeladenen Teilnehmer um eine Rückbestätigung und geben Sie an, an wen eventuelle Fragen gerichtet werden können.
Checkliste
Erstellen Sie eine Checkliste (mit Terminen), an der Sie sich orientieren können. Versuchen Sie die jeweilige Aufgabe bereits vorzeitig zu erledigen. Dann bleibt genug Zeit, um auf unvorhersehbare Ereignisse zu reagieren.
Informieren Sie sich über die verwendeten Geräte
Stressig werden Meetings oft dann, wenn Teilnehmer Inhalte von eigenen Geräten für alle anderen präsentieren möchten
Prüfen und nochmals prüfen
Planen Sie einen letzten Check vor dem Meeting ein (nur zur Sicherheit).
Erstellen Sie einen Sitzplan
Bedenken Sie dabei die Rollen der Teilnehmer und den Ablauf des Meetings.
Ausstattung und Erfrischungen
Treffen Sie Vorbereitungen und ziehen Sie dabei die Dauer und die Agenda des Meetings ebenso in Betracht wie eventuelle Sonderwünsche der Teilnehmer.
WÄHREND DES MEETINGS:
Stellen Sie die Gäste vor
(wenn dies erforderlich ist) oder bereiten Sie eine kurze Einführung vor, die alle Teilnehmer mit der Agenda erhalten. Sorgen Sie dann dafür, dass alle Referenten über eine Verbindung zum Projektor bzw. Display verfügen.
Erläutern Sie die Agenda
Heben Sie kurz die wichtigsten Punkte der Tagesordnung hervor und die jeweils vorgesehene Dauer. Oftmals empfiehlt es sich, die Agenda für alle Teilnehmer zu präsentieren (wie oben beschrieben).
Stellen Sie den Moderator vor
Der Moderator ist entscheidend, denn er sorgt für die Struktur des Meetings, die Einhaltung der Agenda und dafür, dass das Meeting effektiv und effizient abläuft.
Machen Sie sich Notizen
zu Verbesserungsmöglichkeiten für die Zukunft. Teilen Sie Ihre Notizen ggf. mit den Teilnehmern.
Planen Sie das nächste Meeting
Wenn es sich um eine Reihe von Meetings handelt, sollten Sie am Schluss Datum, Uhrzeit und Ort des nächsten Meetings festlegen. Notieren Sie sich gegebenenfalls auch, was beim nächsten Meeting besprochen werden soll.
NACH DEM MEETING:
Versenden Sie Zusammenfassungen
Mithilfe der direkten Dateifreigabe von NovoEnterprise können Sie die Notizen Teilnehmern unmittelbar zur Verfügung stellen. Stimmen Sie sich mit dem Moderator ab, wer sich Notizen macht, da dies am besten noch während des Meetings in digitaler Form erfolgt. So lassen sich die Notizen schnell teilen.
Werten Sie das Meeting aus
Bitten Sie die Teilnehmer im Anschluss an das Meeting um die Beantwortung einiger Fragen, entweder über die Umfrage- und Abstimmungsfunktionen von NovoEnterprise oder indem Sie die Fragen direkt stellen. Damit erhalten Sie neue Sichtweisen auf das Meeting und hoffentlich auch neue Erkenntnisse und wertvolle Beobachtungen.
