Die Feiertage sind wieder da und mit ihnen kommen die Partys im Büro, das Geschenke-Shopping, Eislaufen, dekorieren, kochen, Familienzusammenkünfte und… Jahresabschlussberichte.
Genau, Jahresabschlussberichte. Wie sehr Sie es auch versuchen, Sie können sie einfach nicht vermeiden. Während das halbe Büro sich zurückzulehnen scheint, sitzen Sie über ihren Schreibtisch gebeugt da und gehen durch Tabellen, Verkaufszahlen, Finanzberichte und alle Arten von Dokumenten. Am allerschlimmsten, Sie müssen alles zu einer todlangweiligen Präsentation zusammenstellen – Sie wissen schon, die Art, die sich wirklich niemand anhören möchte, genau vor Neujahr.
Mit vorsichtiger Planung und ein wenig Präsentations-Knowhow allerdings muss es gar nicht so schlimm sein. Wir, als Experten für Präsentationen, sind hier, um Ihnen mit ein paar Tipps und Tricks ihre Jahresabschlussberichte ein klein wenig leichter zu machen.
Nutzen Sie Bildmaterial
In der Ära der Informationsüberflutung sind gutdesignte Visuals wertvoller denn je. Ehe sie Ihrem Publikum Datentabellen oder Spreadsheets präsentieren, überlegen Sie sich, diese Daten in farbenfrohe Infografiken zu verwandeln. Je nach Ihren Daten könnten Sie sich überlegen, eine gewisse Anzahl an Diagrammen oder Graphen zu benutzen, oder sich einfach die wichtigsten Statistiken herauszupicken und sie in einer „Schlüsselstatistiken“-Grafik zu präsentieren. Ein angemessener Umfang an Infografiken hilft Ihnen, beim Wesentlichen zu bleiben und macht Ihre Präsentation wesentlich einprägsamer für das Publikum.
Machen Sie´s kurz
Zu viel Text ist die Nummer Eins der Präsentations-Killer. Versuchen Sie, pro Slide den Text bei zwei bis drei Sätzen zu belassen (oder vier bis fünf Stichpunkten). Und am allerwichtigsten – nutzen Sie die Slides als Ihren Leitfaden, nicht als Script.
Planung ist alles
Obwohl das offensichtlich scheinen mag, ist es wichtiger als es klingt. Präsentationen zum Jahresende enthalten ein großes Spektrum an Informationen und man verstrickt sich nur allzu leicht in Details und verliert den Überblick über das ganze Bild. Nach dem Überprüfen der Dokumentationen und bevor Sie anfangen, Ihre Präsentation zu erstellen, überlegen Sie, welche Informationen Sie Ihrem Publikum vermitteln müssen. Dann erstellen Sie eine Art Rahmenwerk für Ihre Präsentation: welche Abschnitte Sie einschließen müssen und welche Informationen in jeden Abschnitt gehören. Sobald Sie eine klare Struktur haben, machen Sie weiter und beginnen Sie, die Präsentation an sich zu erstellen. Dies wird Ihnen helfen, fokussiert und bei der Sache zu bleiben.
Machen Sie die Struktur klar
Die Struktur Ihrer Präsentation sollte Ihrem Publikum genauso klar sein, wie Ihnen. Ein Weg, das zu erreichen, ist es, zu Beginn der Präsentation über die Struktur zu gehen (in Stichpunkten). Dann benutzen Sie Slides, um Ihren Fortschritt von Abschnitt zu Abschnitt deutlich zu machen (zum Beispiel ein Slide, auf dem nur „Verkäufe“ steht, am Anfang des Abschnittes zu den Verkäufen). Zusätzlich könnten Sie vielleicht eine Art visuelles Element nutzen (wie eine Grafik oder ein Symbol), um die einzelnen Abschnitte zu markieren.
Mit diesen Tipps und Tricks wird Ihre Präsentation bestimmt besser ankommen. Natürlich braucht selbst die am besten geplante Präsentation die richtige Ausrüstung. Vivitek bietet ein großes Sortiment an hochmodernen Projektoren, die helle Grafiken in Top-Qualität in jede Konferenzraum-Umgebung bringen, ob groß oder klein. Darüber hinaus lässt NovoConnect, die Lösung für Kollaboration, jeden an der Präsentation teilhaben, indem alle drahtlos verbunden werden und Inhalte teilen sowie Kommentare oder Anmerkungen hinzufügen können. Zusätzliche Features für Snapshots und wireless File-Sharing helfen dabei, jeden auf dem Laufenden zu halten.
Mit ein wenig Knowhow und ein bisschen Hilfe von Vivitek müssen Jahresabschlussberichte und Präsentationen gar nicht so furchteinflößend sein. Und das bedeutet, dass Sie sich darauf konzentrieren können, die Adventszeit und alles, was sie zu bieten hat, wirklich zu genießen.
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