In der Geschäftswelt verursachen häufig leicht vermeidbare Dinge die meisten Probleme. Bei Meetings beispielsweise sollte allen Teilnehmern die Bedeutung von Pünktlichkeit klar sein. Dennoch gibt es immer noch einzelne Teilnehmer, die ihr verspätetes Erscheinen für ein vorteilhaftes Statement halten. Für ein erfolgreiches Meeting müssen alle Teilnehmer an einem Strang ziehen und sich an dieselben Regeln halten. Wir haben für Sie einige Hinweise zusammengestellt, die einen reibungslosen Ablauf ermöglichen.
Seien Sie pünktlich
Auf Pünktlichkeit wird in weiten Teilen der Geschäftswelt großer Wert gelegt. Halten Sie sich daher an vereinbarte Zeiten, ob Sie das Meeting leiten oder nur teilnehmen. Wenn Sie zu spät kommen und das Meeting stören, bitten Sie um Entschuldigung. So einfach ist das.
Fallen Sie anderen Teilnehmern nicht ins Wort
Kaum etwas stört so sehr wie unnötige Unterbrechungen. Auch der wichtigste Wortbeitrag kann warten, bis der Sprecher fertig ist. Wenn Sie unterbrechen müssen, signalisieren Sie dies dem Sprecher durch das Heben der Hand oder eine entsprechende andere Geste.
Drücken Sie sich klar aus
Gewiss kennen wir alle Personen, die nie deutlich Stellung beziehen und nie ihre echte Meinung äußern. Im persönlichen Gespräch können wir mit ihnen möglicherweise noch umgehen. In Geschäftssituationen verursachen sie jedoch häufig Probleme. Missverständnisse können negative und kostenintensive Konsequenzen nach sich ziehen. Auch, wenn Höflichkeit wichtig ist: Noch wichtiger ist, sich klar auszudrücken.
Beziehen Sie alle Beteiligten ein
Wir haben es alle schon erlebt: Der Chef lädt das ganze Team zu einem Meeting ein, erteilt dann aber nur dem Projektleiter das Wort. Implizit oder explizit wird von allen anderen erwartet, ihre Meinung zurückzuhalten. Eine eindeutige Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten ist wichtig. Doch ist es ebenso wichtig, dass alle Beteiligten zu Wort kommen. Auf diese Weise werden die besten Ideen gehört und die größten Fehler vermieden.
Seien Sie sensibel für kulturelle Unterschiede
Das moderne Geschäftsleben ist multinational und multikulturell. Es ist daher wichtiger denn je, sich über Ihre Zielgruppe und die entsprechende Region zu informieren. Wenn Sie sich mit Kunden aus Japan treffen, denken Sie daran, Visitenkarten auszutauschen. Nehmen Sie dabei die Visitenkarte Ihres Gegenübers mit beiden Händen entgegen und verstauen Sie die Karte sorgfältig in Ihrer Brieftasche oder Aktentasche. Mitarbeiter der niederländischen Rechtsabteilung treffen in der Regel immer ein paar Minuten früher ein, Ihre italienischen oder brasilianischen Lieferanten hingegen erscheinen wahrscheinlich einige Minuten zu spät. Britische Geschäftspartner äußern sich mit größtmöglicher Höflichkeit, Ihre chinesischen Kontakte treten direkt und fordernd auf. Denken Sie daran, dass in manchen Kulturen zu Beginn des Meetings ein paar Minuten Smalltalk erwartet wird, während dies in anderen Kulturen missbilligt wird. Machen Sie sich also vor Beginn des Meetings mit den Erwartungen an Sie vertraut.
Auch wenn Meetings manchmal als große Belastung empfunden werden, sie sind keine unlösbare Aufgabe. Wenn Sie gesunden Menschenverstand walten lassen und diese Ratschläge befolgen, finden Ihre Meetings in einer effizienten und gleichzeitig angenehmen Atmosphäre statt. Überraschungen und Abenteuer heben wir uns lieber für unsere Freizeit auf.
