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Comment organiser une réunion réellement efficace ?

Les réunions ennuyeuses, cela vous dit quelque chose ? Celles qui sont tellement mal organisées et peu productives que vous attendez la fin avec impatience ? Elles sont malheureusement courantes en entreprise, mais nous allons vous fournir quelques conseils et astuces qui vous permettront d’optimiser les vôtres et d’encourager au mieux votre équipe à communiquer, collaborer et définir des objectifs clairs.
 

Demandez-vous si la réunion est vraiment nécessaire

 

Interrogez-vous sur la réelle utilité de la réunion. Qui doit vraiment y assister ? Est-elle obligatoire ? Des appels ou des e-mails suffiraient-ils à la place, voire même une discussion rapide, et potentiellement tout aussi efficace, avec les collègues concernés ?

Si vous estimez qu’elle doit avoir lieu :

Si une réunion a été préparée correctement, on ne la commence pas en expliquant son contenu aux participants. Tout le monde doit déjà être au courant du sujet abordé avant de s’y rendre. En effet, il est essentiel de partager au préalable l’ordre du jour et de mentionner les éventuelles ressources qui seront utilisées, et ce quel que soit le sujet. Ainsi, les autres personnes peuvent anticiper au mieux, ce qui vous fait d’ailleurs économiser du temps

Ce n’est pas tout : vous donnerez vraiment l’impression de mener le débat, encore plus si vous avez bien réfléchi à vos arguments. N’improvisez pas. Plus vous aurez planifié en amont, plus les échanges seront fructueux.

 

Commencez et terminez votre réunion à l’heure

 

La ponctualité motive. Toujours. Ne soyez pas en retard, et n’attendez pas ceux qui le sont. Il est important de faire preuve de professionnalisme, d’autant que le temps est précieux. Par ailleurs, vous et vos collaborateurs étant très occupés, ne faites pas durer la réunion plus que nécessaire. Enfin, respectez le plan que vous avez établi.

 

Restez concentré

 

Restez concentré à tous les instants. Essayez de ne pas tenir compte des distractions éventuelles (bruits de fenêtres, sonneries de smartphones, notifications sur des ordinateurs, etc.) et demandez à l’assistance de faire de même. Vos présentations doivent être considérées comme des événements efficaces et profitables.

 

Stimulez la créativité

 

Si votre objectif est de développer de nouvelles stratégies ou de résoudre un problème, laissez les participants intervenir et donnez-leur la parole en posant des questions. Chacun doit pouvoir s’exprimer. En outre, écrivez certains points sur un tableau blanc afin qu’ils soient à la vue de tous, ou optez pour des solutions numériques via lesquelles vous pouvez diffuser des informations sur grand écran. Votre mot d’ordre doit être la collaboration.

 

Attribuez des tâches

 

N’oubliez pas de prendre le temps de lister les actions à effectuer ensuite. Ce qui compte, une fois que la réunion est terminée, c’est que chaque personne sache ce qu’il doit faire, comment et quand, et qu’une mission lui ait été confiée. Vous devez également définir le résultat attendu, rester positif et favoriser la mise en place d’une synergie. N’est-ce pas là, finalement, la clé du succès ?

 

Montrez-vous reconnaissant

 

N’oubliez jamais de remercier votre public pour son engagement, et évitez les critiques. Faites en sorte que l’ambiance soit agréable et que tous les avis soient pris en compte pour réellement récolter les fruits de votre intervention. Ce n’est pas si difficile, si ?