Toute personne ayant déjà organisé une réunion sait que sa réussite dépend de sa préparation.
Les réunions peuvent sembler faciles à planifier, mais nécessitent savoir-faire et prévoyance de la part de l’organisateur. Une tâche qui peut se révéler stressante pour les débutants. Les conseils suivants ont pour but de faciliter l’organisation des réunions et d’en garantir le succès.
AVANT LA RÉUNION:
Renseignez-vous sur les participants
Informez-vous sur leur identité, leur profession, leurs responsabilités et leur rôle lors de la réunion.
Définissez les sujets à aborder
Si vous n’êtes pas chargé de cette tâche, obtenez ces informations, en plus de la date, de la durée, du nombre de participants, de l’équipement nécessaire, des rafraîchissements prévus et des requêtes spéciales formulées.
Demandez confirmation
Demandez aux participants de confirmer leur présence et partagez vos coordonnées.
Faites un rétro-planning
Prévoyez un plan d’action et un rétro-planning avec des dates butoir pour vous aider. Essayez de finir vos tâches en avance au cas où vous devriez gérer des complications (ce qui arrive souvent).
Familiarisez-vous avec les équipements
Une part importante du stress lié aux réunions tient au fait que le partage de contenu, depuis les équipements personnels des participants et sur grand écran, ne s’effectue pas toujours correctement.
Vérifiez tous les détails
Une ultime vérification avant la réunion ne peut pas faire de mal.
Agencez les sièges de la salle
Pensez au rôle de chaque participant et au déroulement de la réunion.
Préparez les équipements et rafraîchissements
Tenez compte de la durée de la réunion, des sujets à aborder, ainsi qu’aux équipements spéciaux nécessaires.
ENDANT LA RÉUNION:
Présentez les participants, le cas échéant
Vous pouvez aussi préparer une brève présentation de chacun d’eux en indiquant les points que ces derniers aborderont, et afficher tout cela sur l’écran principal.
Énoncez les sujets à aborder
Revenez rapidement sur les plus importants et spécifiez le temps imparti à chacun. Vous pouvez afficher ces derniers à l’écran, comme vous le feriez avec la présentation des participants mentionnée dans le point précédent.
Présentez le modérateur
Son rôle est primordial: il est le garant de la structure de la réunion, et s’assure que celle-ci donne des résultats.
Prenez des notes
Relevez les points à améliorer et partagez vos remarques pour arriver à une conclusion commune.
Planifiez la prochaine réunion
Si d’autres réunions sont prévues, terminez celle-ci en vous accordant sur une date et un lieu pour la prochaine. Vous pouvez d’ores et déjà mentionner les sujets qui seront abordés.
APRÈS LA RÉUNION:
Envoyez un compte-rendu
La fonctionnalité de partage de fichiers de NovoEnterprise permet aux participants d’accéder aux notes de la réunion. Organisez cela avec le modérateur (dont c’est la responsabilité). Les notes numériques, plus précises, sont généralement privilégiées.
Évaluez la réunion
Demandez aux participants de répondre à un rapide sondage à l’aide des fonctions dédiées de NovoEnterprise, ou posez simplement quelques questions en fin de réunion. Cela permet d’obtenir un autre point de vue sur la présentation et d’en tirer des remarques constructives.
