Nous approchons à grand pas d’une période très festive qui nous réserve des échanges conviviaux entre collègues, des séances de shopping, la décoration du sapin,
la préparation de mets raffinés, des moments de joie en famille et … les rapports de fin d’année !
Et oui, les rapports de fin d’année… même si vous essayez, vous ne pourrez pas les éviter. Pendant que certains profitent déjà de l’ambiance des fêtes, vous êtes toujours à votre bureau à lire feuilles de calcul, rapports de ventes, états financiers et autres. Pire encore, une fois que vous aurez tout passé en revue et jonglé avec tous ces chiffres, vous devrez tout synthétiser pour en faire une présentation monotone et ennuyeuse – vous savez, le genre de présentation à laquelle personne ne veut participer juste avant les fêtes.
Cependant, avec une planification minutieuse et un peu de savoir-faire, votre présentation peut être un succès. En tant qu’experts dans ce domaine, nous vous proposons ci-dessous quelques conseils et astuces pour vous aider.
Utilisez des visuels
Nous vivons une période de surcharge d’informations, il est donc essentiel d’utiliser des visuels intelligents. En effet, plutôt que de présenter à votre auditoire des tableaux de données ou de simples feuilles de calcul, pensez à transcrire ces données en infographies colorées. Selon la quantité de données, vous pouvez présenter plusieurs graphiques, ou simplement sélectionner les statistiques les plus importantes et les résumant dans un graphique unique de « statistiques clés ». L’utilisation d’une gamme appropriée d’infographies vous permettra de communiquer clairement votre message et rendra votre présentation plus dynamique.
Soyez bref
Trop de texte peut « tuer » l’objectif d’une présentation. Essayez de limiter le texte à deux ou trois phrases (ou quatre ou cinq points) par diapositive. Plus important encore – utilisez les diapositives comme une synthèse de votre discours, et non comme votre script.
La planification est la clé de la réussite
Bien que cela puisse sembler évident, c’est plus important qu’il n’y paraît. Les présentations de fin d’année doivent synthétiser de nombreuses informations, et il est facile de se perdre dans les détails. Après avoir étudié tous les documents et avant de commencer à créer votre présentation, réfléchissez au message principal que vous souhaitez faire passer à votre auditoire. Ensuite, travaillez sur le déroulement de votre présentation : quels sont les sujets à aborder, comment organiser des sections par thème avec quelles informations. Cela vous aidera à rester concentré et attentif. Une fois que vous avez défini une structure claire, vous pouvez alors débuter la création de votre présentation.
Définissez une structure précise
La structure de votre présentation doit être aussi claire pour votre auditoire que pour vous. La meilleure manière d’y parvenir est de faire une introduction rapide en expliquant l’objectif de la présentation et son déroulé (une diapositive avec les points importants). Ensuite, insérez des diapositives pour marquer votre progression d’une section à l’autre (une diapositive avec un simple titre, par exemple « Ventes » au début de la section des ventes). Vous pouvez également utiliser un élément visuel (comme un graphique ou une icône) pour illustrer les différentes sections.
Avec ces trucs et astuces, votre présentation rencontrera un certain succès. Attention, même la meilleure présentation a besoin d’un bon équipement. Vivitek propose une large gamme de projecteurs performants pour des images lumineuses et de qualité, quelle que soit la taille de la salle de conférence. De plus, la solution de collaboration NovoConnect permet à tout le monde de participer au processus de présentation en se connectant sans fil pour partager du contenu et ajouter si besoin des commentaires et des annotations. Des fonctionnalités supplémentaires de capture d’écran et de partage de fichiers sans fil permettent de garantir une bonne communication de l’information.
Avec un peu de savoir-faire et l’aide de Vivitek, les rapports et les présentations de fin d’année se feront en douceur afin que vous puissiez profiter pleinement de cette période festive.
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