Dans le monde des affaires, les choses qui semblent les plus évidentes sont souvent celles qui posent problème. Tout le monde sait, par exemple, qu’il convient de faire preuve de ponctualité lors des réunions. Pourtant, certains s’imaginent encore qu’il est de bon ton d’afficher quelques minutes de retard. Il importe avant tout que chaque participant réponde aux mêmes règles. C’est pourquoi nous avons élaboré une liste de conseils visant à optimiser votre quotidien professionnel.
Ponctualité
À quelques exceptions près, chacun apprécie les personnes ponctuelles, qu’il s’agisse de l’organisateur de la réunion ou des participants. En cas de retard, excusez-vous d’avoir interrompu la réunion si celle-ci a commencé. Il n’y a rien de plus simple.
Politesse
Les prises de parole impromptues nuisent inutilement à une réunion. Qu’importe la pertinence de votre argument, vous pouvez sans aucun doute attendre que la personne qui parle ait terminé. Si vous devez absolument intervenir, indiquez-le clairement en levant votre main ou par le biais de tout signal non verbal.
Franchise et simplicité
Il n’est pas rare de devoir interagir avec des personnes n’exprimant jamais clairement leur opinion, or cela pose notamment problème dans une relation commerciale car les malentendus peuvent s’avérer risqués et onéreux. La politesse est certes primordiale, mais les réunions sont utiles uniquement si tout le monde s’exprime franchement.
Implication des participants
Il arrive fréquemment que de nombreux employés soient conviés à une réunion durant laquelle une seule personne prend la parole, ce qui induit qu’elle aura très probablement le dernier mot. S’il convient effectivement de définir avec précision le rôle et les responsabilités de chacun, tous les participants doivent être en mesure de s’exprimer. C’est à ça que sert la collaboration : les meilleures idées sont adoptées, et les moins bonnes identifiées rapidement.
Gérer différentes cultures
Le monde des affaires n’est plus dominé par la culture anglo-américaine ; désormais, tout se joue à l’échelle internationale et multiculturelle. Plus que jamais, il est nécessaire de savoir à qui l’on s’adresse et dans quel contexte. Par exemple, une réunion avec des Japonais implique d’échanger ses cartes de visite respectives, en acceptant la leur des deux mains, puis en la rangeant dans son portefeuille ou sa serviette. De même, les Néerlandais ont pour habitude d’arriver quelques minutes en avance, contrairement aux Italiens ou aux Brésiliens. Si certaines cultures apprécient d’entamer chaque réunion en discutant de choses et d’autres (les conversations avec vos représentants commerciaux britanniques abondent souvent de formalités), cela n’est pas à prendre comme une loi universelle (vos partenaires chinois s’attendent sans doute à entrer immédiatement dans le vif du sujet). Il est donc essentiel de connaître les attentes de vos interlocuteurs avant de commencer.
Bien que stressantes, les réunions ne constituent pas des événements insurmontables. Il suffit en effet de faire preuve de bon sens et de suivre les suggestions ci-dessus pour les rendre efficaces et cordiales.
